¿Planear antes de operar eventos?

 

Los que nos dedicamos a la organización profesional de eventos, pensamos y re-pensamos todo el tiempo muchas de las cosas que nos pueden ocurrir cuando estamos en la operación o montaje de un evento.

 

Sabemos que a la hora de la hora todo lo necesitamos “para ayer”.

 

En lo personal no había vivido esta experiencia desde el punto de vista operativo, ya que mi pequeña o gran formación (depende de cómo lo veas) había sido desarrollada e impulsada por mi hermano y mentor, (a quien por cierto agradezco su esfuerzo por tratar de hacerme un mejor hombre todos los días) más en el ámbito comercial de las compañías de mi familia, es decir en Ventas y no tan metido en las Operaciones.

 

Como tal, con esa experiencia adquirida, para mi es y ha sido algo de todos los días escuchar palabras “consagradas” como: “Objetivos”, “Visitas”, “Prospección”, “Presupuestos”, “Nuevos Leads”, “Ventas”, “Promoción”, y también algunas más sofisticadas como “forecast”, “revenue manager”, “ROI”, etc., y sobre esta línea me había especializado los últimos 5 años.

 

Lo cierto es que también tenía que estudiar mi carrera en administración y trabajar al mismo tiempo, siguiendo la escuela que mi madre y mi familia a lo largo de más de 30 años me han enseñado. Cosa que he logrado gracias a muchas personas de las que aprendí mucho estos años.

 

La nueva noticia es que también, según mi hermano y familia (o eso me dijeron), tengo que completar mi formación profesional ahora desde el área operativa…

 

Y aquí les platico la historia de estas incursiones: pues me he llevado una sorpresa el día en que me toca operar prácticamente desde ceros un evento este pasado fin de semana.

 

Bueno con decirles que terminé envarado, con dolor de espalda y piernas temblando, creo que bastara para imaginarse lo sucedido.

 

Bastó con este evento (que no menciono el nombre porque no sería ético de mi parte), para que me diera cuenta de algo esencial.

 

La operación exitosa de un evento no se da a la hora de montar la alfombra y armar los stands o recibir a la gente.

 

La operación de un evento exitoso se planea con anticipación y con lujo de detalle incluyendo todas aquellas “fallas técnicas” que puedas llegar a tener y más estando del lado operativo.

 

Lo más importante es ser completamente sincero y estar en continua comunicación con tu cliente.

 

Estos son algunos Tips que aprendí este fin de semana:

 

  • Establece dentro de tu POI (Programa Operativo Interno) los horarios con exactitud y tiempos de entrega de absolutamente todo lo que involucra tu evento. Con lujo de detalle revísalo con tu cliente.

 

  • No juegues a ser el súper héroe, las cosas no se montan solas.

 

  • Cuida de tu cliente y se sinceró con él desde antes de que te contrate.

 

  • Cuida de tus colaboradores, directos o indirectos ellos son lo más parecido a un súper héroe que vas a encontrar.

 

  • Crea posibles escenarios, con esto estarás preparado para el “por si …”

 

  • No coloques la alfombra sin antes saber cómo se hace (parece fácil, pero puedes lastimarte).

 

Y bueno si se preguntan, ¿con todo este desastre como habrá quedado el evento? Es grato decir que salió conforme a lo planeado.

 

Estas palabras son en base a mi experiencia, no son lineamientos, cada empresa tiene sus propias normas que indiscutiblemente son independientes a esta experiencia de vida.

 

Espero que les sirva o al menos se distraigan un poco de lo que sea que estaban haciendo y agradezco estos 5 minutos por haberme leído.

 

Saludos

Jorge Grappa Guzman

Director General de StandVer

 

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