Como coordinar 17 Conferencias Simultáneas y no morir en el intento.

 

Es un gusto saludarlos una vez más y ésta vez hablando de todo un poco y de un tema en particular algo complejo… ¿Cómo coordinar 17 conferencias simultáneas y no morir en el intento? … ¿Cómo ven? … y también hay anécdota, jajajaja…si estoy escribiendo esto es que sigo viva.

 

Les platico que la primera vez que tuve la oportunidad de llevar este evento, o esta área en particular, del evento más grande o uno de los mas grandes que se hacen en Veracruz fue el año pasado. 

 

Me refiero al área de las conferencias y/o sesiones de trabajo o demostraciones de producto o para que se oiga mas fresa “break outs”, pero para no hacer el cuento largo en este evento les llamamos “CLINICAS”.

 

Con los años que llevamos haciendo este evento, (creo que lo hacemos desde antes que yo ingresara a CRI Congresos) obviamente era algo que había medio visto y escuchado porque lo llevaba otra compañera.

 

Medio sabia de que se trataba pero eso era todo, solo medio sabia, medio había visto, medio había escuchado, en resumen todo era a “medias”.

 

Porque les platico que cuando tenemos un evento así de grande o parecido, en la empresa formamos un Comité Interno por áreas de responsabilidad donde se designan a responsables específicos a cada uno de los procesos y servicios a desarrollar, para este caso fuimos 12 responsables de áreas!

 

Y en cuanto en este comité “ultra top” me dijeron:… y la nominada para CLINICAS es Monica!!! Dije mátenme ahora!, porque era una súper responsabilidad y obviamente no sabía todo lo que implicaba.

 

¿Que son las CLINICAS?

 

Recuerden que las “Clinicas” o sesiones de trabajo son EL MOTIVO principal de un evento, es el intercambio de experiencias y conocimientos que le dan sustento a las demás partes o procesos de un evento; así que me tuve que poner al 100% en un corto periodo de tiempo.

 

Y llego el día del evento y pues siendo la primera vez, Lunes 6:00am corriendo en las 3 secciones donde se llevaban a cabo las sesiones, situadas en diferentes lugares, cargando banners, señalizaciones, lonas, subiendo y bajando escaleras, recorriendo las 3 secciones más de 5 veces para checar que todo estuviera en perfectas condiciones.

 

Como responsables tenemos que checar, entre muchos detalles lo siguiente: (aunque algunos parecen obvios, creanme hay que checar y re checar todo 2 o mas veces)

  • Que los salones este abiertos, pues aunque no lo crean a veces el velador o encargado de los salones se duerme y llega tarde.
  • La temperatura (el clima) sea la adecuada.
  • Los equipos de Audio, video y computo adecuados para cada ponencia, pues en un salón son en promedio 4/5 conferencias consecutivas.
  • Señalización del programa por salón sea correcta y cambiarla conforme va cambiando el programa del día para cada salón.
  • Que afuera del evento este la señaletica con el nombre de la conferencia que se trata, hay una general con el programa del día por salón, pero hay otra con el nombre de cada conferencia que cambia cada 60 minutos.
  • Que la o las edecanes estén despiertas y listas y sin whatsapp
  • Que los técnicos e ingenieros de audio estén igual despiertos, listos y concentrados y no pidiendole el whatsapp a la edecán (mmm..)
  • Que el ponente que llega de ultima hora y no aviso que necesitaba un pizarrón, o su laptop no es compatible y así mil detalles mas.

 

Cabe mencionar que las salas que fueron 17 (un nuevo record en CRI) tienen una afluencia que va desde 50 personas a 300 personas cada una, es decir casi 3,400 personas en promedio asistiendo a las conferencias.

 

Un gran Equipo Sincronizado.

 

¿Han visto los pits en las carreras de fórmula 1?

 

 

Bueno pues así estábamos, todo tenía que estar listo a las 7:30am, porque comenzaban las sesiones a las 8:00am, y era la locura porque nada más éramos 2 personas, mi sub coordinadora y yo, coordinando a todo el equipo y armando las estructuras y cargando y cambiando lonas y demás.

 

Y al término de las sesiones, es desmontar las estructuras y a guardar todo el material, para repetir la misma operación al otro día a las 6:00am, y así durante 5 días….

 

No se si vieron la película de Bridget Jones, cuando se baja de la bicicleta de spinning y no le responden las piernas, pues así estaba yo, no me respondían ni los brazos ni las piernas y me dolía hasta la orzuela que tenía en el cabello, fue horriblee!, fue horriblee! Jajajaja, pero al final todo salió muy bien y tuvimos el gusto de este año volver a operar ese evento y que nos felicitaran por nuestro trabajo.

 

Y pues resulte nominada de nuevo para esa área, jajajaja, pues por obvias razones, ya me conocía la logística, aunque cada año cambia un poquito, pero en general ya la conocía, además me hice experta en los pits, trabaje con cronometro y me metí al gym una semana antes para que los  brazos y piernas no me dejaran de funcionar, jajajaja, no, no es cierto, jajajaja.

 

Pero lo que si es cierto es que este año fue también maratónico, pero teníamos más experiencia, ya nos conocíamos el formato y el trabajo en equipo fue mejor.

 

Así que hoy puedo asegurar: si quieres coordinar 17 conferencias simultáneas y no morir en el intento, mi consejo es:

Integra el mejor equipo de trabajo disponible, pues el éxito obtenido fue porque tuvimos un mejor equipo de trabajo, mucha comunicación, mis compañeros de audiovisuales, de diseño y producción, los compañeros de montaje y mis compañeros que me ayudan a montar lo del día a día, hizo que todo fuera excelente, tanto que ya estamos listos para el siguiente año cómo ven.

 

Nos vemos la próxima! Sean felices!

 

Mónica Sánchez S.

Asesor Comercial en CRI Congresos y Convenciones 

msanchez@cricongresos.com

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