Registro en Eventos CRI Congresos Veracruz

Las 4 Claves del Registro en Eventos. Por Marco Galván

 

Registro de Asistentes: una de las áreas creo menos valoradas, pero una de las más importantes en un Congreso o Convención.

 

Hola que tal ya estamos de nuevo por acá, en otra entrega más del blog de CRI Tours, como saben en la empresa nos encargamos de la planeación, coordinación y operación de eventos.

 

Específicamente yo estoy a cargo del área de sistemas (como algunos sabrán estudie la Ingeniería en Sistemas Computacionales), y les quiero platicar de una de las áreas creo yo menos valoradas, pero una de las más importantes al llegar como asistente a un Congreso o Convención, hablo del Registro de Asistentes.

 

Si han tenido la oportunidad de asistir a algún congreso o convención, podrán estar de acuerdo conmigo que el Registro de Asistentes es el primer punto con el que se evalúa la organización de un congreso.

 

Ya que es lo primero que se hace al llegar, la lenta atención, las largas filas, se cae el sistema, no están los datos en el pre-registro, etc.;

 

Son aspectos que nos hacen calificar negativamente a un evento, aun cuando no haya iniciado formalmente.

 

Es por ello que quiero platicarles las principales claves, creo yo, de un registro exitoso:

 

  1. Número de Asistentes.

 

Es muy importante tener (si bien no un número exacto, lo más cerca posible) la cantidad de personas que estarán asistiendo al evento.

 

Esto para poder estar en condiciones de determinar la cantidad de espacios (módulos o estaciones) para atender a los asistentes.

 

A mayor número de módulos, se podrán atender a un mayor número de asistentes al mismo tiempo, consiguiendo una mayor fluidez al registrarse y evitando las largas filas y aglomeraciones.

  1. PRE-Registro.

 

Esto ha resultado un acierto ya que, al tener un pre-registro de asistentes, estos llenan un formato de registro desde sus casas, oficinas o incluso estando en la calle mediante aplicaciones móviles.

 

Con esto se logra que una vez teniendo la confirmación de que la información ha sido guardada de forma satisfactoria, una vez en el evento simplemente se presenta un código o número de registro;

 

Con lo que se evita que en ese momento (cuando llegan) se deba capturar toda la información.

 

Claro se pueden hacer algunas correcciones o cambios, sobre todo cuando se imprimen constancias con valor curricular, y listo en cuestión de minutos tienes tu gafete en tus manos aaaah y claro y el kit de bienvenida J.

 

 

  1. Sistema de Registro estable.

 

Uno de los momentos más estresantes durante el registro de asistentes, es cuando de repente el encargado (normalmente del área de sistemas) dice, se cayó el sistema;

 

Sin lugar a dudas es un momento de pánico para cualquier organizador de un evento, ya que al pasar esto el proceso se detiene por completo y se genera un atraso y sobre todo molestia en los asistentes.

 

Es recomendable siempre tener un respaldo (back-up) en caso de que esta situación se presente para en ese momento echarlo a andar y que el asistente ni se percate de ello.

 

Con esto te evitaras pánico, estrés y principalmente quejas y angustias innecesarias.

 

Registro en Eventos CRI Congresos Veracruz

  1. Personal con actitud de servicio.

 

Se podrán tener 100 módulos de registro, un sistema estable y un pre-registro al día.

 

Pero que pasa si las personas que están atendiendo a los asistentes tienen una actitud negativa, fría y sobre todo grosera y nada atenta;

 

Claro que la percepción del congresista será 100% negativa, es por ello que el staff de registro, juega también un papel importante.

 

Aunque a primera vista no nos percatemos de ello.

 

Personas atentas, agradables y sobre todo con una sonrisa, te ayudaran mucho a que el congresista se lleve una agradable impresión al llegar a tu evento.

 

 

Si bien en ocasiones se nos presentan situaciones o imprevistos durante el registro de asistentes a un evento, tomando en cuenta estos detalles, podremos evitarnos molestias, estrés y muchos reclamos y hasta recordatorios del 10 de mayo por adelantado J.

 

Espero que les haya sido interesante este tema, nos vemos en una próxima entrega del blog

 

Un Saludo y espero que estén pasando un buen fin de semana largo.

 

 

ISC Marco Iván Galván Gutiérrez

Asistente Dirección Ejecutiva / Sistemas

mgalvan@cricongresos.com

 

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