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Descubre como maximizar tu productividad.

Te ha pasado que trabajas los 7 días de la semana, pasas más de 8 horas en la oficina y después, ¿sales del trabajo y llegas a tu casa a seguir trabajando para mantener todo en orden y aun así sientes que no avanzas? si tu respuesta es sí, este blog es para ti.

Si te pasa esto, tienes que darte cuenta de que lo que te hace falta es una efectiva manera de administrar tu tiempo.

Te voy a resumir, los 6 pasos para administrar tu tiempo de manera efectiva y aumentar tu productividad, que nos presenta Chet Holmes, en su libro “The Ultimate Sales Machine”.

Antes de seguir leyendo, necesitas saber que administrar el tiempo significa tomar control de tu vida, y por lo tanto vas a necesitar ser:

Obstinado, Disciplinado y con Determinación.

¿Te sorprenderá leer que administrar tu tiempo requiere 1 hora de tu tiempo a la semana y 5 minutos al finalizar el día para hacerlo, pero serás lo suficientemente obstinado y disciplinado para hacerlo?

Los 6 pasos para administrar tu tiempo dependen de una base, a lo que Chet llama: Áreas de Impacto.

Un área de impacto es cualquier parte de tu negocio / trabajo que tiene un impacto directo, en la base.

Por ejemplo; si te dedicas al área comercial tus áreas de impacto podrían ser: Ventas, prospección, servicio al cliente, entrega de productos y marketing… Que para mejorarlas necesitamos dedicarles cuando menos 1 hora a la semana, con todos los involucrados y que exclusivamente se concentren en hablar y mejorar su área.

Con esto eliminas las “reuniones de 1 minuto” que nos quitan mucho tiempo diariamente y le prestas la atención necesaria a cada tema.

Para las empresas pequeñas podrá sonar algo loco, pero es LA manera de dar el salto al siguiente nivel.

Te invito a que hagas una lista de las áreas de impacto que tienes en tu trabajo o negocio.

Los 6 pasos para una eficaz administración del tiempo:

Son 6 los pasos fundamentales para administrar tu tiempo de una manera más eficaz. Ponlos en práctica de manera diaria y no creerás los resultados:

Paso 1: Tócalo 1 sola vez

Esto deberá sonarte familiar:

Llegas a tu escritorio y encuentras 3 folders, que tienes que contestar. Ves el primero y solo lees algunas líneas y piensas, terminar esta tarea llevará más tiempo del que tengo, entonces… lo dejas para después.

En el segundo está otra tarea que tienes que hacer y decides hacerla, mientras la haces tu teléfono suena y demoras 15 minutos hablando por teléfono, cuando terminas regresas a hacer tu tarea y de repente otro correo te llega y dejas de hacer lo que estabas haciendo para abrirlo y ver lo que contiene y entonces piensas esto me llevará mas tiempo del que tengo y entonces… lo dejas para después.

La regla es: Si lo tocas, tienes que tomar acción en ello.

Éste es el primer gran paso. No abras ese correo o esa carta hasta que estés listo para lidiar con él y terminarlo.

Supongamos que te llega un correo con algo que aprobar, en vez de abrirlo y no terminarlo, Revisa el Asunto del correo y anótalo en tu lista de pendientes.

Así de organizados debemos ser hoy en día.

Paso 2: Haz Listas

Si no tienes una lista, estás siendo lo más parecido a una persona reactiva. Las listas te ayudan a concentrarte en tus prioridades más importantes y más productivas.

La llave para ser productivo es hacer las 6 cosas que son más importantes durante el día.

Al finalizar tu día comienza a planear tu día siguiente, puedes ir a tu lista larga y usarla como un “menú de tareas” de donde podrás obtener tus 6 tareas más importantes del día siguiente.

Ejercicio:

Agarra una hoja de papel y escribe las 6 cosas más importantes que tienes que hacer mañana.

Paso 3: Planea cuanto tiempo le designarás a cada tarea

Aún no pienses cuando lo vas a hacer, solo determina el tiempo que realmente le vas a dedicar a cada tarea.

Ejercicio:

Junto a cada tarea de tu lista escribe cuánto tiempo vas a dedicarle realmente.

TIP: ¿Suma el tiempo que dedicaste a tus 6 tareas más productivas, cuanto tiempo necesitas? Una guía a la cual debes apegarte es que tus 6 tareas más importantes no deben de llevarte más de 6 horas.

Paso 4: Planea tu día

Ahora que ya tienes el total del tiempo que te llevará cada tarea, necesitas comenzar a planear tu día. Debe ser específico y tener tiempo suficiente para todo.

Incluye cada una de las 6 tareas que tienes en tu lista, y debe incluir tiempo para revisar tu correo.

Los tiempos misceláneos son esenciales, por que todos sabemos que tu día será interrumpido, por lo menos planea 2 medias horas de tiempo para hacer cosas misceláneas como: Revisar y contestar tu correo electrónico o hacer cosas reactivas, tomar llamadas etc…

Recuerda lo más importante: mantente lo más apegado a tu agenda.

Ejercicio:

Escribe un plan de tu día de mañana, que te de suficiente tiempo para terminar las 6 tareas de tu lista y mantenerte actualizado con tus correos.

Paso 5: Prioriza

Ahora que ya tenemos la agenda de mañana, revisa en donde pusiste tu la tarea mas difícil o como dice Bryan Tracy en su libro “Tráguese ese sapo”, donde pusiste tu Sapo más gordo y feo?

Por lo regular las dejamos al final del día. ¿Pero qué crees? al final del día raramente tienes tiempo o energía para hacerlas.

Pon tus tareas mas importantes al principio.

Tips para la gente de ventas:

Cada vendedor debería pasar cuando menos 2.5 horas de su día de nueva prospección, y esto es para las personas que tienen ya una cartera de clientes. Los nuevos deberían pasar todo el día haciendo esto.

Ejercicio:

Revisa tu plan:

  • ¿Cuanto tiempo de tu día es Proactivo y cuánto tiempo es Reactivo?
  • ¿Dónde pusiste tu tarea más importante, al principio de tu día o al final?
  • Vuelve a escribir tu plan, para que puedas completar la tarea más importante primero en la mañana.
  • Agrupa todo tu trabajo Reactivo tal como: contestar correos y regresar llamadas y júntalo.
  • Asegúrate que la mayor parte de tu día esté enfocado en cosas Proactivas, tales como: prospectar o cerrar negocios.

Paso 6: pregúntate: ¿Me dolería deshacerme de esto?

No retengas la información innecesaria.

Para determinar qué mantener contigo y que no, pregúntate: ¿Me dolería deshacerme de esto?

Conclusión:

Como podrás ver no necesitamos hacer 4,000 cosas al día para ser productivo, solo sigue estos 6 simples pasos diariamente.

Y recuerda, las emergencias siempre llegan y tomarán una o dos horas de tu tiempo.

¡La clave está en que cuando algo interfiera con tu agenda, lo hagas enseguida y luego regresa a tu agenda!

Muchas gracias por leerme, como siempre los comentarios escritos son a título personal, podrán encontrar más información relevante para administrar tu tiempo en los libros:

Blog de Jorge Grappa, 6 pasos para administrar tu tiempo.
Blog de Jorge Grappa, 6 pasos para administrar tu tiempo.

“The Ultimate Sales Machine” – Chet Holmes

“Tráguese ese Sapo” – Bryan Tracy

“Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” – Stephen Covey

Jorge Grappa G.
Director Comercial
jorgegrappa@cricongresos.com
www.cricongresos.com
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31 años haciendo los mejores eventos en Veracruz, desde junio 1987

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