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Hola que tal como están, de nuevo en una entrega más del Blog de CRI Tours, en esta ocasión les quiero platicar de un tema que, desde hace poco ha ido tomando fuerza y sobre todo está siendo utilizado de manera más frecuente en los Congresos y Convenciones, hablo de las Apps en dichos eventos.

Un poco de historia.

Anteriormente para asistir a un congreso o convención lo primero que hacíamos era ver fechas, buscar hoteles cerca del lugar del evento o en la mayoría de los casos, el evento contaba con una agencia oficial, la cual era la encargada de recibir tus datos, registrarte al evento, hace tu reservación en el hotel y cobrarte por todo esto, en algunos casos el cobro incluía el costo de la inscripción al evento.

Esto fue evolucionando con el tiempo y con las nuevas tecnologías que día con día están al alcance de todos nosotros, fuimos pasamos de pre-registrarnos vía internet, a posteriormente pagando en línea y solicitando nuestro hospedaje teniendo la opción de escoger el establecimiento y categoría del hotel.

Esto ha llegado a tal grado que en la actualidad y para literalmente simplificarnos todo este proceso, se ha implementado el uso de las Apps para congresos y convenciones, con lo cual, tan solo con dar clic con nuestro dedo podemos registrarnos; pagar nuestra inscripción; encontrar, reservar y pagar nuestro hospedaje y porque no, generar nuestro gafete de manera digital.

Transformando los eventos digitalmente.

La tecnología en los eventos no proporciona solamente un factor sorpresa para los asistentes, sino que agiliza las operaciones, permite hacer más en menos tiempo y ayuda a facilitar las conexiones entre los congresistas.

La tecnología está presente en todos los aspectos de nuestra vida diaria (entretenimiento, financiero, comunicación) y, por esa sola razón necesita ser parte de los eventos. Incluso los rezagados tecnológicos se encuentran usando la tecnología en un sinfín de usos cotidianos que pueden aprovecharse también en el ámbito profesional. Algunas personas se han acostumbrado tanto a la búsqueda verbal que les molesta teclear en una ventana.

Esta digitalización está afectando a todos los aspectos, algunos de los más comunes son:

  • Marketing del evento
  • Planificación del evento
  • Venta de entradas y registro
  • Evaluación y gestión de ponentes
  • Presentaciones de eventos

Pero la pregunta el millón es, ¿Cómo el uso de tecnologías beneficia a un congreso o convención?

Estos son algunos puntos que pueden darnos una idea de ello.

  1. Mejora el Engagement.

La mayoría de los planificadores de eventos desean ver un mayor compromiso entre los asistentes porque saben que impulsa la venta de entradas y genera lealtad. ¿Pero cómo debes usar las soluciones digitales para aumentar el engagement? Admitámoslo, la mayoría de las personas casi no se separan de sus dispositivos móviles así que utilicémoslos para conectarlos con el evento. Las apps para eventos son una manera sencilla de convertir los smartphones en una herramienta interactiva del evento, mostrando toda la información de la reunión o congreso y permitiendo interactuar en ponencias o juegos de gamificación desde la misma.

  • Ahorro de tiempo.

¿Por qué la mayoría de directivos no responden el teléfono de su compañía? Porque no vale la pena su tiempo y hay cosas que necesitan hacer. Lo mismo ocurre con algunas de las actividades durante la planificación de los eventos. ¿Por qué registrar un teléfono cuando es mucho más rápido que alguien se registre online?

Para trabajar de la manera más eficiente posible, se deben automatizar todos los procesos posibles para dedicar ese tiempo a tareas que no pueden serlo. Por ejemplo, las publicaciones en las redes sociales pueden programarse para ser enviadas a una hora concreta, sin embargo, hacer que alguien se sienta bien recibido no es algo tan sencillo de automatizar.

La digitalización puede optimizar los esfuerzos para que utilizar el tiempo en las cosas que requieren una atención y tacto personalizados. Las soluciones digitales pueden hacer los días más productivos reduciendo la cantidad de tiempo que lleva realizar la mayoría de tareas.

3. Proporcionar respuestas a medida

La digitalización puede ayudar a garantizar que los asistentes tengan toda la información que necesiten, cuando y donde la necesiten. Ya no es necesario llamar a la oficina para preguntar cuándo comienza el evento, ni necesitan encontrar una guía en papel para saber dónde está la próxima sesión. Las soluciones digitales brindan respuestas a los asistentes desde cualquier lugar (siempre que tengan conexión a internet).

Las respuestas están siempre actualizadas y se pueden proporcionar en tiempo real. Las personas también pueden usar la búsqueda activada por voz, que es interesante y útil.

No debemos olvidar la importancia de ayudar a los asistentes a conocer la ciudad anfitriona. La digitalización puede ayudarles a través de los servicios de asistencia digital y posicionamiento GPS.

4. Mejorar las conexiones

Si bien esta idea puede ser muy similar a la mejora del engagement, las conexiones entre las herramientas digitales y las redes sociales se están integrando cada vez más. La mayoría de las tecnologías para eventos ahora tienen la capacidad de integrar las interacciones sociales para que los asistentes puedan estar presentes en tu evento mientras comparten información de manera online.

Las redes sociales pueden mantener a los asistentes en contacto con el evento al facilitar la creación de interacciones bajo un hashtag o con foros de discusión. Este tipo de comunidades pueden ayudar a las personas a conocerse entre sí antes de poner un pie en el evento y les ayudará a mantener el contacto después. También pueden ser un lugar increíble para intercambiar ideas, mejores prácticas e innovaciones.

Las aplicaciones móviles nos ayudan a conectar a los asistentes de características similares o compatibles, ejerciendo como una excelente herramienta de networking antes, durante y después del evento.

5. Facilitar comentarios

Olvida los formularios en papel. La digitalización le ayuda a recopilar comentarios importantes de una manera mucho más interactiva. Las encuestas o las preguntas a los ponentes desde los dispositivos móviles permiten a los asistentes conectarse y reaccionar con los contenidos del evento al instante.

También puedes alentar a los asistentes a subir una reseña en video de su experiencia con los ponentes o las sesiones. A la gente le encanta el video y ofrece una experiencia mucho más atractiva para los espectadores.

6. Hablando con la comunidad

Una de las formas de comunicación más valiosas del marketing es el “boca a boca”. Es el más efectivo, pero no existe control sobre él. La digitalización y los asistentes que participan en una plataforma social pueden impulsar el alcance de tu evento de forma astronómica. Asegúrate de que los asistentes conozcan el hashtag y de que el tipo de velocidad de WiFi les permita comunicarse sin problemas.

Además de proporcionarte una mayor comercialización, facilitar la capacidad de los asistentes para transmitir en vivo desde tu evento les da la oportunidad de compartir lo que están aprendiendo y experimentando con sus compañeros. Si su evento les proporciona contenido que valga la pena, los asistentes volverán.

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Apps en Congresos y Convenciones, Por Marco Galvan

Es importante mencionar que la digitalización y uso de tecnologías en los eventos, también puede ayudarnos a:

  • Reducir los costos de personal y ahorrar tiempo (mediante la creación de estructuras de flujo de trabajo más eficientes)
  • Aumentar la satisfacción de los asistentes
  • Comunicarse de manera más efectiva con los interesados ​​y los asistentes
  • Crea impresionantes interacciones en vivo

En conclusión, la digitalización ha sido uno de los mayores cambios en los eventos en los últimos tiempos. Desde la mejora del marketing por correo electrónico, la digitalización es, sin duda, parte imprescindible en la estrategia de los eventos y crucial para la consecución de los objetivos.

Espero que este tema haya sido de su interés y nos vemos en una próxima entrega del Blog de CRI Tours.

ISC Marco Ivan Galvan Gutierrez

Asistente Dirección Ejecutiva / Sistemas

CRI Congresos & Convenciones

mgalvan@cricongresos.com

www.cricongresos.com

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